실습 9. 공문서 양식 자동화 실습 2

 공문서 양식 자동화 실습 

실습 개요

이 실습에서는 ChatGPT를 활용하여 공공기관에서 자주 사용하는 공문서 양식을 자동화하는 방법을 학습합니다. 맞춤형 템플릿을 개발하고, 상황에 따라 내용만 변경하여 효율적으로 공문서를 생성하는 과정을 실습합니다.

상세 실습 단계

1단계: 공문서 양식 분석 및 선택 (20분)

부서에서 자주 사용하는 공문서 양식 3가지를 선택하고 분석합니다:

일반적인 공문서 유형 예시:

1. 협조 요청 공문
2. 회의 개최 안내 공문
3. 자료 제출 요청 공문
4. 행사 개최 안내 공문
5. 결과 보고 공문
6. 기관 간 업무 협약 공문
7. 사업 시행 안내 공문

공문서 구성요소 분석: 각 공문서 유형별로 다음 요소를 분석합니다:

• 문서 제목(제목 작성 패턴)
• 수신자 지정 방식
• 필수 포함 내용
• 관련 근거 제시 방법
• 본문 구성 패턴
• 첨부 자료 표기 방법
• 기타 특이사항

2단계: 공문서 자동화를 위한 기초 프롬프트 개발 (30분)

ChatGPT를 활용한 공문서 자동화 기초 프롬프트를 개발합니다:

당신은 15년 경력의 행정 문서 작성 전문가입니다. 
공공기관의 공문서를 정확하고 전문적으로 작성하는 역량을 갖추고 있습니다.

[작업] 다음 공문서 유형을 위한 맞춤형 템플릿을 작성해주세요:
"[공문서 유형: 예시 - 협조 요청 공문]"

[문서 기본 정보]
- 발신기관: [예: OO시 OO구청 OO과]
- 수신대상: [예: 수신자 참조]
- 공문서 분류번호 형식: [예: OO과-123]
- 관련 규정/지침: [예: OO법 제O조, OO지침]

[필수 포함 요소]
1. 공문서 제목 (명확하고 간결하게)
2. 관련 근거 (법령, 지침, 선행 공문 등)
3. 주요 내용 (목적, 배경, 세부 사항)
4. 협조/조치 요청 사항
5. 기한 명시
6. 첨부 문서 목록
7. 문의 담당자 정보

[형식 지침]
- 공식적이고 격식 있는 문체 사용
- 간결하고 명확한 문장으로 작성
- 행정 용어와 표현 정확히 사용
- 단락 구분을 통한 가독성 확보
- 글머리 기호 활용하여 중요 사항 강조

[추가 요청사항]
- 실제 공문서 작성 시 참고할 수 있는 작성 팁 추가
- 내용 작성 시 주의사항 및 금지사항 안내
- 다양한 상황에 맞게 수정할 수 있는 가변 항목 표시

위 지침에 따라 실제 행정 업무에 즉시 활용 가능한 공문서 템플릿을 작성해주세요.

3단계: 공문서 유형별 특화 프롬프트 개발 (30분)

기초 프롬프트를 바탕으로 선택한 3가지 공문서 유형별 특화 프롬프트를 개발합니다:

협조 요청 공문 특화 프롬프트

[추가 지침: 협조 요청 공문]
- 협조 요청의 목적과 배경을 명확히 제시
- 구체적인 협조 요청 사항 항목별 정리
- 협조 요청 사항별 기한 명시
- 협조 미이행 시 영향/문제점 간략 언급
- 담당자 연락처 및 업무 시간 포함
- 회신 방법 및 경로 안내
- 협조에 대한 감사 표현 포함

회의 개최 안내 공문 특화 프롬프트

[추가 지침: 회의 개최 안내 공문]
- 회의명 및 목적 명확히 제시
- 일시, 장소, 참석 대상 정보 글머리 기호로 강조
- 회의 안건 또는 주요 논의 사항 항목화
- 참석자 사전 준비사항 명시
- 참석 확인 방법 및 기한 안내
- 불참 시 대리참석 관련 안내
- 주차, 출입, 보안 등 행정사항 포함
- 첨부 자료 목록 및 설명

자료 제출 요청 공문 특화 프롬프트

[추가 지침: 자료 제출 요청 공문]
- 자료 요청 목적 및 법적 근거 명확히 제시
- 요청 자료 항목별 구체적 명시
- 자료 형식 및 제출 방법 상세 안내
- 제출 기한 강조 (굵은 글씨 또는 밑줄)
- 자료 작성 시 유의사항 포함
- 기한 내 미제출 시 조치사항 안내
- 추가 질의사항 접수 방법 안내
- 제출 자료의 활용 목적 및 방향 간략 설명

4단계: 공문서 템플릿 생성 및 검토 (40분)

개발한 프롬프트를 사용하여 ChatGPT로 각 공문서 유형별 템플릿을 생성합니다:

1. 각 공문서 유형별 특화 프롬프트 적용
2. ChatGPT가 생성한 템플릿 검토
3. 필요 시 추가 세부 요청으로 템플릿 개선

템플릿 검토 체크리스트:

• 공문서 필수 요소가 모두 포함되었는가?
• 공식적인 행정 용어와 표현이 적절히 사용되었는가?
• 문서 형식과 구조가 표준 지침에 부합하는가?
• 가변 항목이 명확하게 표시되어 있는가?
• 즉시 실무에 적용 가능한 수준인가?

템플릿 개선 요청 예시:

[작업] 앞서 생성한 [공문서 유형] 템플릿의 다음 부분을 개선해주세요:

[개선 요청 사항]
1. '관련 근거' 부분에 법령 인용 형식을 더 정확하게 수정해주세요.
2. '협조 요청 사항' 섹션의 문장을 더 명령형으로 간결하게 수정해주세요.
3. 기한 표기 방식을 '2023. 12. 31.(금)까지'와 같은 형식으로 통일해주세요.
4. 가변 항목을 [기관명], [날짜], [담당자] 등과 같이 대괄호로 명확히 표시해주세요.
5. 첨부 자료 표기 방법을 "붙임 1. OOO 1부" 형식으로 수정해주세요.

위 요청사항을 반영하여 템플릿을 개선해주세요.

5단계: 상황별 공문서 내용 자동 생성 실습 (40분)

각 공문서 템플릿을 활용하여 다양한 상황별 내용을 자동 생성하는 실습을 진행합니다:

협조 요청 공문 상황 예시

[작업] 앞서 개발한 협조 요청 공문 템플릿을 활용하여 
다음 상황에 맞는 구체적인 공문을 작성해주세요:

[상황] 
- 발신: OO시 정보화담당관
- 수신: 시 산하 전 부서
- 목적: 2025년 정보보안 교육 참석자 명단 제출 요청
- 주요내용: 
  * 정보보안 교육 일정: 2025. 4. 15.(월) ~ 4. 19.(금), 매일 14:00~16:00
  * 부서별 2명 이상 의무 참석
  * 참석자 명단 제출 기한: 2025. 3. 25.(화)까지
  * 담당자: 정보화담당관 김OO 주무관(☎ 123-4567)

위 정보를 바탕으로 실제 협조 요청 공문을 작성해주세요.

회의 개최 안내 공문 상황 예시

[작업] 앞서 개발한 회의 개최 안내 공문 템플릿을 활용하여 
다음 상황에 맞는 구체적인 공문을 작성해주세요:

[상황]
- 발신: OO구 도시계획과
- 수신: 관계기관 담당자
- 회의명: 2025년 도시재생사업 추진계획 수립을 위한 관계기관 협의회
- 일시/장소: 2025. 2. 10.(월) 14:00, OO구청 3층 대회의실
- 참석대상: 구청 관련 부서장, 도시재생지원센터, 주민협의체 대표 등
- 주요안건: 
  * 2024년 사업 추진실적 및 평가
  * 2025년 사업계획 및 예산 논의
  * 기관별 협조사항 논의
- 회의자료: 사전 배포 예정(회의 3일 전)
- 참석회신 기한: 2025. 2. 5.(수)까지

위 정보를 바탕으로 실제 회의 개최 안내 공문을 작성해주세요.

자료 제출 요청 공문 상황 예시

[작업] 앞서 개발한 자료 제출 요청 공문 템플릿을 활용하여 
다음 상황에 맞는 구체적인 공문을 작성해주세요:

[상황]
- 발신: OO도 복지정책과
- 수신: 도 산하 시군 복지담당부서
- 목적: 2024년 복지사업 성과평가를 위한 실적자료 제출 요청
- 법적근거: 사회복지사업법 제15조 및 복지사업 평가 지침(복지부, 2024.1.)
- 제출자료:
  * 2024년 복지사업별 예산 집행 현황
  * 복지사업 수혜자 현황 및 만족도 조사 결과
  * 우수사례 및 개선필요사항
- 제출기한: 2025. 1. 20.(월)까지
- 제출방법: 행정정보시스템 및 하드카피 1부
- 담당자: 복지정책과 이OO 주무관(☎ 234-5678)

위 정보를 바탕으로 실제 자료 제출 요청 공문을 작성해주세요.

6단계: 공문서 자동화 고급 기능 실습 (30분)

보다 고급 기능을 활용한 공문서 자동화 방법을 실습합니다:

변수 처리 기능

[작업] 자료 제출 요청 공문 템플릿에 다음과 같은 변수 처리 기능을 추가해주세요:

[변수 목록]
- {{발신부서}} : 발신 부서명
- {{수신기관}} : 수신 기관명
- {{제출자료명}} : 요청 자료명
- {{제출기한}} : 자료 제출 기한
- {{담당자명}} : 담당자 이름
- {{연락처}} : 담당자 연락처

위 변수를 활용하여, 사용자가 간단히 변수 값만 변경해서 
사용할 수 있는 형태의 템플릿을 만들어주세요.

상황별 조건문 처리

[작업] 협조 요청 공문 템플릿에 다음과 같은 조건부 내용을 
포함할 수 있도록 개선해주세요:

[조건부 내용]
1. 긴급 사안일 경우:
   - 제목 앞에 [긴급] 표시 추가
   - 회신 기한 강조 방법 변경
   - 미회신 시 조치사항 문구 추가

2. 정기적인 요청 사항일 경우:
   - 전년도 협조 결과 언급 문구 추가
   - 변경된 요청사항 강조 표시
   - 정기 일정 안내 문구 추가

3. 예산 관련 사항일 경우:
   - 예산 관련 법적 근거 추가
   - 예산 집행 기한 강조
   - 정산 관련 추가 안내 문구

위 세 가지 상황에 따라 선택적으로 내용을 포함할 수 있는 템플릿으로 개선해주세요.

후속 공문 자동 생성

[작업] 다음 상황에서 필요한 후속 공문을 자동으로 생성하는 프롬프트를 개발해주세요:

[상황]
초기 자료 제출 요청 공문을 발송한 후, 기한 내 자료를 제출하지 
않은 기관에 대한 독촉 공문을 작성해야 합니다.

[요청사항]
1. 독촉 공문 템플릿 작성
2. 원래 공문 정보를 바탕으로 자동 참조하는 방식 제안
3. 독촉 정도에 따른 단계별 문구 강화 방안 포함
4. 미제출 사유 확인 및 제출 계획 회신 요청 문구 추가

위 요구사항을 충족하는 후속 공문 자동화 프롬프트를 개발해주세요.

7단계: 공문서 자동화 워크플로우 개발 및 정리 (30분)

업무 환경에서 ChatGPT를 활용한 공문서 자동화 워크플로우를 개발하고 정리합니다:

[작업] 공공기관 행정담당자가 ChatGPT를 활용해 일상적인 
공문서 작성을 자동화하는 최적의 워크플로우를 제안해주세요.

[고려사항]
- 일반 행정직 공무원의 업무 환경과 기술 수준
- 행정정보시스템과의 연계 가능성
- 보안 및 개인정보 관리 방안
- 다양한 공문서 유형 처리 방법
- 결재 및 검토 프로세스와의 연계

[요청사항]
1. 단계별 공문서 자동화 프로세스 제안
2. 공문서 템플릿 라이브러리 구축 및 관리 방안
3. 업무별/상황별 프롬프트 모음집 구성 방법
4. 일상 업무에 즉시 적용 가능한 실행 계획
5. 공문서 품질 유지를 위한 검토 체계

행정 업무 환경의 특성을 고려한 실용적이고 구체적인 워크플로우를 제안해주세요.